Privacy e stampanti: cosa dice il G.D.P.R. – Regolamento europeo sulla Privacy
I documenti aziendali passano anche per le stampanti.
Ogni giorno stampe scansioni vengono prodotte da stampanti e stampanti multifunzione.
Ogni volta che stampiamo qualcosa, la stampante elabora e archivia tantissime informazioni e dati che devono essere protetti.
Molti documenti infatti contengono informazioni: dati sensibili e/o personali (documenti d’identità, numeri di carte di credito, cartelle sanitarie, documenti riservati di ogni tipo) o riguardanti l’azienda (proprietà intellettuale e/o aziendale, informazioni su commesse, clienti, etc) che vanno protetti nel modo corretto.
E’ importante rispettare le norme del GDPR anche con le stampanti (specialmente quelle più obsolete).
Le stampanti infatti salvano i nostri dati.
Le multifunzioni in particolare sono provviste di hard disk proprio come i computer su cui vengono archiviati copie digitali dei documenti scansionati, copiati o stampati.
Qui abbiamo la prima criticità: le multifunzioni intese come dispositivo hardware da gestire
Le multifunzione sono uno dei punti più deboli quando si parla di attacchi informatici.
Non vengono quasi mai considerate nell’analisi dei rischi relativi alla sicurezza informatica.
Non tutti si rendono conto che qualsiasi dispositivo connesso alla rete aziendale diventa a tutti gli effetti un potenziale punto di attacco all’infrastruttura informatica dell’azienda.
Una statistica a livello globale evidenzia che il 61% delle organizzazioni ha subito almeno una violazione dei dati legata all’uso delle stampanti.
Tali incidenti risultano spesso riconducibili a diversi fattori, tra cui:
Ci sono poi i rischi derivanti dalla gestione del flusso dei dati da parte degli operatori.
Qui abbiamo la seconda criticità: la gestione dei documenti da parte dell’operatore umano
Un documento dimenticato nel vassoio di uscita di una stampante costituisce un esempio di informazione non adeguatamente protetta.
Considerando le dimensioni medie delle aziende, è molto più probabile che queste abbiano una o più stampanti con moltiplicazione del fenomeno delle stampe dimenticate e disponibili a chiunque passi davanti la stampante.
Mancano infine procedure organizzative: non ci sono metodi alternativi di scambio di documenti che potrebbero rappresentare una soluzione efficace per ridurre il rischio che i dati, anche molto sensibili, finiscano nelle mani sbagliate.
Ma cosa dice il GDPR?
L’art. 25 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) stabilisce che il titolare del trattamento debba adottare misure tecniche e organizzative adeguate, affinché vengano trattati esclusivamente i dati personali necessari rispetto a ciascuna specifica finalità.
Questo obbligo riguarda diversi aspetti, tra cui la quantità di dati raccolti, l’estensione del trattamento, i tempi di conservazione e il livello di accessibilità. In particolare, tali misure devono garantire che i dati personali non siano accessibili, di default, a un numero indeterminato di soggetti senza l’intervento diretto dell’interessato.
Il principio di “privacy by default” si basa proprio su questa logica: le misure di sicurezza devono essere progettate in anticipo per assicurare che vengano utilizzati solo i dati strettamente necessari al raggiungimento delle finalità previste.
I dispositivi sviluppati secondo il principio di “Privacy By Default” dovranno essere in grado, per impostazione predefinita, di applicare rigorosamente il principio di minimizzazione dei dati previsto dal GDPR in ogni contesto d’uso. L’obiettivo è garantire una tutela preventiva dei dati personali, indipendentemente dal comportamento dell’utente, evitando ad esempio che le informazioni relative ai documenti stampati rimangano memorizzate indefinitamente nei sistemi interni delle stampanti.
In quest’ottica, utilizzare stampanti nuove/di ultima generazione assolve questo obbligo.
Io punto molto sulla soluzione a noleggio che garantisce sempre hardware nuovo e con sostituzione programmata al termine del noleggio. Le stampanti di ultima generazione rispettano il principio di “Privacy By Default” e includono le migliori tecnologie di prevenzione attacchi informatici. Vale la regola che dice:
Multifunzione nuova = Multifunzione più sicura
Se in azienda si utilizzano stampanti obsolete che non sono ancora progettate secondo i criteri della “privacy by default” ci si espone a rischi.
Una volta scelto ed inserito dispositivi di ultima generazione è fondamentale l’attivazione e la configurazione di tutte le tecnologie atte ad aumentare la sicurezza dei dispositivi di stampa aziendali.
La configurazione deve essere eseguita scrupolosamente dedicando il giusto tempo all’implementazione ottimale dei dispositivi.
Per ultimo ma non meno importante, pianificare il corretto aggiornamento software dei dispositivi o appoggiarsi ad aziende come la mia che si occupa di fornire e mantenere l’hardware a norma GDPR attraverso aggiornamenti periodici garantiti.
La soluzione a noleggio ben si presta perché viene gestita da un soggetto diverso dall’utilizzatore.
I miei tecnici si occupano di manutenere le macchine dal punto di vista dell’hardware ma anche del software garantendo aggiornamenti costanti e configurazioni a norma GDPR.
Infine, sono necessarie policy aziendali per diminuire il rischio del fattore umano (diffusione indebita, sottrazione di documentazione riservata, etc..)
Sotto il profilo tecnico, le aziende devono gestire in modo più sicuro il proprio parco stampanti.
Per questo motivo, è essenziale che l’azienda adotti una policy chiara e dettagliata sull’utilizzo delle stampanti e, più in generale, degli strumenti informatici.
Il titolare del trattamento dovrà definire regole precise, ad esempio stabilendo quando è consentito stampare, quali documenti possono essere prodotti, chi è autorizzato a stampare determinate tipologie di file e come gestire i documenti dimenticati a fine giornata.
Dal punto di vista operativo, è opportuno implementare ulteriori misure di sicurezza, tra cui:
Solo attraverso l’adozione congiunta di queste misure è possibile ridurre concretamente i rischi e avvicinarsi al rispetto delle prescrizioni del GDPR, garantendo al contempo una maggiore tutela dei dati personali e dei diritti degli interessati.
Il GDPR è per me un tema molto sentito e cerco di fornire il massimo supporto ai miei clienti con il mio servizio di stampa a noleggio.
Cosa stai aspettando? Metti subito in sicurezza le tue stampanti aziendali.