Dove vanno i tuoi documenti importanti una volta che non servono più?

Immagino che la risposta sia: “finiscono nel cestino!” Perfetto, ma nel momento in cui non ti serve più… resta leggibile.

Chiunque può recuperare informazioni aziendali sensibili, importanti e riservate dalla carta che butti nel cestino.

E’ fondamentale smaltire la carta non più in uso in maniera corretta per evitare che informazioni aziendali riservate vengano diffuse a tua insaputa.

Il GDPR è stato approvato dall’unione europea nell’aprile 2016 è entrata in vigore l’obbligo di distruggere i documenti sensibili non più utilizzati su qualsiasi supporto essi siano.
Concentriamoci sui documenti cartacei: Ogni azienda è chiamata a garantire la protezione di questi dati anche nella fase di fine vita (o smaltimento) dei documenti cartacei.

In contesti lavorativi continuano a circolare documenti cartacei come contratti, fatture, documenti amministrativi e comunicazioni contenenti dati sensibili.
Una gestione non corretta di questi materiali può esporre l’azienda a rischi sia in termini di sicurezza che di conformità normativa.

Le stampanti multifunzione oggi sono uno strumento fondamentale per la gestione dei documenti perché consentono di stampare, copiare e digitalizzare, facilitando la transizione verso processi più efficienti e meno dipendenti dalla carta. Tuttavia, non eliminano completamente la presenza di documenti cartacei, che devono comunque essere gestiti correttamente fino alla loro eliminazione, resta al titolare dei dati l’obbligo di distruggere i documenti cartacei nel momento in cui non servono più.

Questo è il problema: il GDPR richiede infatti che i dati personali vengano distrutti in modo sicuro, evitando che possano essere recuperati in alcun modo o visti da persone non autorizzate.

Buttare i documenti nel cestino o nei normali contenitori per la carta non è sufficiente.
Senza una distruzione adeguata i documenti ed i dati restano accessibili.

Affiancare alle multifunzioni anche strumenti per la distruzione dei documenti permette di adottare un approccio più completo alla gestione delle informazioni. Non parliamo solo di efficienza operativa, ma di una maggiore attenzione alla protezione dei dati lungo tutto il loro ciclo di vita: dalla creazione alla conservazione, fino alla distruzione.

Non tutti i distruggi documenti garantiscono lo stesso livello di sicurezza: la norma DIN 66399 classifica i dispositivi in base alla dimensione dei frammenti prodotti e al grado di protezione dei dati. Per un utilizzo aziendale conforme al GDPR, il livello P-4 rappresenta la scelta più adeguata per la maggior parte dei documenti contenenti dati personali.

Integrare stampa e distruzione documentale significa fare un salto di qualità nella gestione delle informazioni. Non è solo una questione di compliance, ma di responsabilità verso clienti, partner e collaboratori.

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